Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
На виконання тематики аналітичних досліджень (узагальнень) в місцевих загальних судах Київської області, затвердженої наказом начальника територіального управління Державної судової адміністрації України в Київській області від 16 листопада 2011 року № 112 у Бориспільському міськрайонному суді Київської області проаналізовано інформацію щодо стану організації архівної справи в суді протягом 1 півріччя 2014 року.
При організації архівної справи Бориспільський міськрайонний суд Київської області керувався:
- Законом України „Про Національний архівний фонд та архівні установи” від 24.12.1993 № 3814-XII із змінами;
- Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України 12.04.2012 року № 578/5;
- Переліком судових справ, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Державної судової адміністрації України від 11.02.2010 року № 22;
- Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України (далі – Держкомархів України) від 16 березня 2001 року № 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 8 травня 2001 року за № 407/5598 (далі – Правила);
- Типовим положенням Про архівний підрозділ державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи і організації, затвердженим наказом Держкомархіву України від 20.08.2002 року № 682/6970 (далі – Типове положення);
- Інструкцією про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України № 168 від 15 грудня 2011 року (далі – Інструкція);
- Інструкцією з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України 17 грудня 2013 року № 173 (далі – Інструкція з діловодства).
На виконання Інструкції про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду», затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 14.07.2003 № 277, зареєстрованою у Міністерстві юстиції України 07.08.2003 за № 696/8017 наказом голови Бориспільського міськрайонного суду утворено постійно діючу експертну комісію, розглянуто номенклатуру справ і документів, складено річний план роботи експертної комісії; завідуючою архівом Хомич В.Є. складено графік здачі до архіву суду документів і справ, зміст якого під підпис доведено до старшого секретаря суду, секретарів канцелярії.
У своїй діяльності архіваріус та завідуючий архівом керуються Наказом Державної судової адміністрації України № 22 від 11.02.2010 року про затвердження Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, який є основним нормативно-правовим актом, який встановлює строки зберігання судових справ і документів обліку судових справ, що утворюються в діяльності суду.
У приміщенні суду, що знаходиться по вул. Київський Шлях, 72 є одна невеличка кімната розміром
Крім того, приміщення, пристосовані під архів, знаходиться за межами будівлі суду, 2 бувших гаражі пристосовані для зберігання справ. Всі приміщення не відповідають вимогам Інструкції, відповідно до якого для забезпечення зберігання справ і документів в архіві повинні бути створені відповідні умови: санітарний, температурний і світловий режим, а також забезпечення охоронними та протипожежними засобами, стелажами, шафами, системою обліку архівних документів.
Одне приміщення, яке пристосоване для зберігання судових справ, не ізольоване від інших приміщень (вхід в архівне приміщення через зал судових засідань), що унеможливлює роботу з архівом. Всі приміщення не мають санітарно-технічних комунікацій, вологі, пожежонебезпечні. На порушення вимог Інструкції у всіх приміщеннях відсутні витяжна вентиляція, сигналізація та опалення.
При необхідності видачі або надсилання справи з архіву суду для тимчасового користування, згідно з вимогами Інструкції в Бориспільському міськрайонному суді ведеться контрольний журнал видачі справ з архіву, в якому зазначено дата видачі та надіслання, одержувач, підпис про отримання справи, дата повернення справи до архіву. Також в архіві суду заведено журнал реєстрації видачі копій архівних документів, в якому зазначено від кого надійшла заява, зміст заяви, номер справи, наслідки розгляду заяви, підпис заявника про отримання копії документа або ж дата і вихідний номер при надісланні документа поштою. В архіві ведеться контрольна папка з копіями вихідних документів про надіслання справи за вимогами в прокуратуру, до Верховного Суду України, органи внутрішніх справ та інше.
Ведеться журнал обліку надання дисків секретарям судових засідань з відмітками про повернення архівних дисків з записами процесу розгляду справ.
Організація роботи архіву Бориспільського міськрайонного суду проводиться відповідно вимог Інструкції про порядок передання до архіву місцевого суду, зберігання в ньому, відбору справ на знищення по закінченню строків зберігання,затвердженої наказом ДСА № 16 від 15.12.2011 року, з врахуванням Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади,місцевого самоврядування,підприємств,установ і організацій,затверджених Наказом Державного комітету архівів України № 16 від 16.03.2001 року.
На початок 2014 року в архіві суду знаходилося справ та документів в кількості 209091 одиниць, в тому числу справ постійного зберігання 52770 одиниць.
Протягом 1 півріччя 2014 року в архів суду передано для зберігання 1194 цивільні справи за 2009 рік, в тому числі: справ тривалого зберігання – 324 одиниці, справ тимчасового зберігання – 870 одиниць.
Протягом півріччя в архіві суду проводилася робота по відібранню справ,по яких закінчилися строки зберігання.
Відібрані для знищення адміністративні справи про порушення митних правил за 2009 рік - 423 справи, за 2010 рік - 71 справ, за 2011 рік - 213 справ. Всього відібрано справ про порушення митних правил - 707 справ.
Відібрано для знищення по закінченню строків зберігання адміністративні справи ( ДАЇ та інші) за 2009 рік в кількості 3750 одиниць.
Відібрані справи за поданнями ,1ндекс « 9» за 2006 рік в кількості 192 справи.
Відібрані наряди за 2004 – 2006 роки - 209 одиниць.
По відібраних справах для знищення складено акти,погоджені з архівним відділом державного архіву,вилучені оригінали постанов,які поміщені в папки для постійного зберігання.
Таким чином, на кінець 1 півріччя 2014 року знаходиться 210285 одиниць справ та документів. Справ постійного зберігання збільшилося на 4858 одиниць( це оригінали постанов зі знищених справ). Справ постійного зберігання на кінець 1 півріччя стало 57628 одиниць.
На початку 2014 року проведено роботу по оформленню журналів:книги обліку надходження та вибуття документі в з архіву суду; журнал річних зведених описів справ;журнал обліку видачі електронної копії запису судового засідання учасникам судового розгляду;журнал обліку надання дисків секретарям судових засідань;журнал видачі копій судових документів.
Проведено перевірку наявності та стану справ в архіві суду станом на 1 півріччя 2014 року, про що складено акт.
Розроблений графік передачі в архівний підрозділ Бориспільського міськрайонного суду документів та справ в 2014 році за перший та другий квартал.
ЕК щорічно, в кінці поточного року, розробляється річний план роботи, графік передачі справ працівниками канцелярії в майбутньому році до архіву суду, доводиться цей графік відповідним працівникам, але протягом 2013 року ці вимоги не виконані.
Проведено перевірку контрольного журналу по обліку справ, наданих в тимчасове користування суддям. Виявлені випадки, коли справи тривалий час не повернуті до архіву, про що складено акт з повідомленням суддів про його зміст.
В архіві суду ведеться журнал реєстрації видачі копій судових документів, журнал надання довідок, контрольний журнал, за яким проводиться облік надання справ суддям в тимчасове користування, надіслання справ за вимогами з відмітками про повернення справ до архіву. Ведеться журнал обліку надання дисків із записами процесу розгляду справ для зберігання в архіві суду. Залишається також проблемним питання про умови збереження архівних дисків, своєчасне надання конвертів під диски.
_03_03.png)
